Nos últimos anos, vem crescendo o uso de ferramentas digitais que permitam o trabalho à distância. Videoconferências, arquivos em nuvem, fluxogramas, equipes… vale tudo quando o assunto é aumentar a produtividade diante do computador.

Com a chegada da pandemia em 2020, a necessidade de empresas e profissionais por ferramentas de trabalho on-line cresceu, principalmente aquelas que oferecem funcionalidades para trabalho em equipe.

Nesse contexto é que “explodiu” o Teams, ferramenta de trabalho da gigante Microsoft que possui vários recursos interessantes para produtividade de equipes on-line.

Hoje, vamos explicar o que é o Microsoft Teams, quais as suas vantagens e como usar algumas de suas principais funções. Vamos lá!

O que é o Microsoft Teams e para que ele serve?

Lançado em novembro de 2016, o Microsoft Teams é um programa que busca facilitar o trabalho on-line, principalmente em equipe. Através do Teams, é possível salvar e editar arquivos em grupo, criar canais de comunicação, videochamadas e listas de tarefas, por exemplo.

Disponível em programa para desktop, no próprio navegador ou em app para celular, o Teams é uma poderosa e versátil ferramenta para organizar fluxos e processos de trabalho, inclusive permitindo a colaboração entre os membros de uma equipe.

Essa colaboração permite, por exemplo, o uso de ferramentas da Microsoft, como Word, Excel e PowerPoint de maneira inteiramente online, dentro do ambiente do Teams. É uma funcionalidade interessante para criar e editar arquivos em conjunto com outras pessoas, até simultaneamente.

O Teams ganhou muito mais visibilidade durante a pandemia, quando a necessidade de ferramentas do tipo disparou, devido ao isolamento social: a ferramenta dobrou em quantidade de usuários em apenas quatro meses, chegando à marca de 44 milhões de usuários online diariamente.

Embora o Microsoft Teams seja uma ferramenta paga (disponível para usuários com licenças do Office 365), possui algumas funcionalidades gratuitas, as quais foram temporariamente ampliadas justamente por conta da pandemia. Atualmente, há planos pagos a partir de R$ 28,60 mensais por usuário, como é possível conferir no site oficial do Teams.

Vamos agora conhecer alguns dos principais recursos do Teams!

Como usar o Microsoft Teams?

O Microsoft Teams é organizado em equipes de trabalho, cada qual com seus arquivos, chats e esquemas de colaboração, podendo até ter abas e aplicativos internos diferentes umas das outras. Também é possível subdividir as equipes em canais, permitindo a organização, por exemplo, dos departamentos de uma mesma empresa.

Assim, vamos começar nossa orientação sobre como usar o Teams pelo começo de tudo: a criação da equipe! É bastante simples: basta clicar em “Equipe”, e, em seguida, em “Criar uma equipe ou ingressar nela”. Uma equipe pode ser criada do zero ou utilizando um grupo já existente no Office 365.

Vamos agora conhecer outras funcionalidades importantes!

Menu Lateral

O menu lateral, presente desde a primeira tela do programa (lado esquerdo), é a espinha dorsal do Microsoft Teams. Vamos ver os seus botões e para que servem:

  • Atividade: o que aconteceu referente ao seu usuário: menções em chats, novas mensagens recebidas, agendamento de reuniões envolvendo você, etc.
  • Chat: os seus bate-papos, tanto individuais quanto em grupos.
  • Equipes: todas as equipes das quais você é membro.
  • Calendário: os eventos (principalmente reuniões) marcados através da plataforma. O Teams insere também os agendamentos de calendário do Outlook do usuário automaticamente.
  • Chamadas: informações sobre chamadas de vídeo realizadas no Teams.
  • Arquivos: reúne todos os arquivos das equipes que o usuário participa armazenados na nuvem do Teams.
  • [...]: permite que o usuário localize outros aplicativos da suite Office 365. É um botão similar ao ícone “Aplicativos” que há mais abaixo.
  • Ajuda: para o usuário que se encontra com dúvidas ou problemas.

Contatos, equipes e canais

Como dissemos, o Microsoft Teams se organiza por equipes, e, dentro delas, por canais. Os canais funcionam como tópicos de uma conversa e podem ser usados para subdividir uma empresa em departamentos ou projetos específicos, por exemplo.

Toda equipe conta com um canal chamado “Geral”, mas pode ter inúmeros outros. Na tela da equipe, onde aparecem os canais, basta clicar em “Adicionar novo” e selecionar as pessoas que devem fazer parte dele.

Para participar do Teams, é possível adicionar contatos que não têm uma licença do Office 365. Caso queira colocá-lo para participar de equipes e canais, pode criar um acesso para convidado; se a ideia for trazer a pessoa apenas para reuniões e chats no Teams, há a opção de “acesso externo”.

Chats e reuniões

Para criar um chat em grupo, basta, na página inicial do Teams, clicar no ícone de “Nova conversa” no canto superior esquerdo da página, indicando em seguida a pessoa ou grupo com o qual você quer conversar. Uma vez criado o chat, você pode adicionar mais pessoas à conversa através de um botão no canto superior direito da tela.

Quanto às reuniões por videochamada, comecemos pelo agendamento. Ele pode ser feito pelo próprio Teams, indo na barra lateral esquerda do programa e clicando em “Reuniões”, e, em seguida, “Agendar reunião”, ou pelo Outlook, clicando em “Agenda”, e, em seguida, “Nova reunião do Teams”.

Para iniciar uma reunião sem agendamento prévio, basta clicar no ícone de câmera do canto superior direito da página de chat com cujos participantes você deseja se reunir. Também é possível englobar todos os membros de uma equipe numa reunião instantânea: basta acessar a página da equipe e clicar no ícone de câmera, opção “reunir agora”, na barra inferior.

Todas as reuniões do Teams podem ser gravadas, bastando apenas clicar em “...”, e, em seguida, “Iniciar gravação” na tela da reunião. Todas as reuniões gravadas são salvas na nuvem do Teams.

Armazenando e editando documentos

O Microsoft Teams permite que usuários de um mesmo ambiente compartilhem o acesso a arquivos em nuvem, e melhor que isso: que possam editá-los online, até de forma simultânea, se necessário.

Ao clicar em “Anexar”, na barra inferior do programa, é possível selecionar um arquivo do seu computador, do OneDrive ou de outra equipe do próprio Teams e colocá-lo na nuvem. É possível ir também através da opção “Arquivos” no menu lateral principal.

Quando o arquivo é do Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, é possível editá-lo online e salvar as alterações em tempo real. Nesses casos, também é possível criar novos arquivos direto no Teams através do botão “Novo”, sem necessidade de fazer offline e depois subir o arquivo.

E então, o que achou de nossas dicas e orientações sobre o que é o Microsoft Teams e como utilizar o programa? Aproveite o melhor dessa ferramenta e bom trabalho!

Fontes: Tecmundo, Microsoft, Digilandia